La reunión de evaluación, calmemos las pasiones.

la reunión de evaluación suele entenderse como una instancia que uno quisiera evitar, tanto cuando toca ser el jefe, como cuando toca ser el “evaluado”

La reunión de evaluación suele llegar de imprevisto, algunos signos la anticipan, se dan conversaciones que no se dieron durante el año, muchas de ellas sobre las metas que se conversaron en un principio, y se hace memoria sobre aquellas cosas que dificultaron su cumplimiento, en el peor de los casos se articulan explicaciones, excusas y culpables. En suma, un cúmulo de estrés que poco y nada aporta al mejoramiento de los resultados o a la definición de mejoras.

En efecto, la reunión de evaluación suele entenderse como una instancia que uno quisiera evitar, tanto cuando toca ser el jefe, como cuando toca ser el “evaluado”. De hecho me ha asombrado la cantidad de organizaciones (equipos) en los que simplemente no se evalúa pues: “es más cómodo para todos que así sea”.

En efecto, vale la pena preguntarse si su organización – o más cercano – su equipo de trabajo, posee el hábito y le asigna valor a la reunión de evaluación.

El Valor de la reunión de evaluación

No se trata de decirle a la gente, así como a veces les decimos a los niños: “esto es muy importante, así que debes tomarlo en serio” como si sirviera de algo imponerle a alguien la valoración respecto de algo. Por el contrario, se trata de generar cercanía respecto del valor (la utilidad, el “para qué”) que la reunión de evaluación posee, y más aún, de que el líder le saque efectivamente el provecho que esta puede tener, explotar su potencial. Dicho de otro modo, una reunión de evaluación tendrá el valor que el líder sea capaz de sacarle.

La reunión de evaluación puede ser como el líder (y su equipo) defina que debe ser, la creatividad es el límite, no tiene por qué ser una instancia formal y solemne. Que sea “en serio” no significa que deba ser “fría y distante”, por el contrario (y vale para cualquier reunión) el valor que se le puede conferir a esta, dependerá de que sea sentida como útil y enriquecedora, y para esto suele contribuir el que la gente se sienta cómoda y no amenazada, cosa que suele ocurrir en las instancias de evaluación, sobre todo si los resultados no han sido los mejores. Y es precisamente, cuando los resultados no han sido los mejores, cuando una buena reunión de evaluación puede posibilitar un cambio positivo.

Pero hay que tener en cuenta que tampoco puede ser algo trivial y en este sentido, también hay que entender que no basta con que sea “en buena onda”. En mi opinión, debe ser “en buena onda”, pero deben sacarse cosas en limpio (sea cual fuere el sistema de evaluación que estemos utilizando y aun cuando no existiese sistema).

Productos de la reunión de evaluación

1. Un diagnóstico de la situación.
2. Un consenso (o revalidación de este) respecto de los indicadores de éxito.
3. Un plan de acción.
4. Indicadores de cumplimiento para el plan de acción.
5. Una fecha y parámetros para una nueva reunión de evaluación.

En este sentido entonces, valdrá la pena que el líder del equipo / organización, se regale unos minutos para pensar en sus reuniones de evaluación, a planificar una estrategia, a pensar el mejor modo de conseguir estos objetivos, la creatividad vendrá sola. Pero hay que tener claro que debe haber un buen Rapport previo a la reunión de evaluación, ya que esta por si misma no constituye una solución, no es en la reunión de evaluación donde se origina una buena relación entre el líder y su equipo de trabajo, por el contrario es en ella donde esa buena relación puede dar frutos y transformarse en buenos resultados del equipo.

Puedes encontrar otros datos útiles para conducir la reunión de evaluación en el post: “Técnicas de entrevista, aplicables al trabajo cotidiano”. Un abrazo y será hasta una próxima oportunidad.

Luis Sáez A.