Ver el perfil de Luis Sáez AvariaEl perfil de cargo*, ¿cómo se hace?, ¿para qué sirve?
El perfil de cargo, debe ser uno de los productos típicos del trabajo en Desarrollo Organizacional, es sorprendente el número de organizaciones que lo requieren (el proyecto Avengers debió partir por ahí, por eso los monitos en este post).
En mi opinión, el buen “rating” de estos dispositivos, se debe a que constituyen una forma de “aclararse”, es como detenerse para tener el tiempo de mirarse organizacionalmente, y dejar en claro y por escrito, quién aporta con qué, a la consecución de los objetivos y cuáles son los “superpoderes” (competencias, conocimientos, habilidades, capacidades, posibilidades, talentos, aptitudes, actitudes, etcéeeeetera) que se requieren para ello. Se trata de una claridad que resulta “aliviadora” para organizaciones que habitualmente, han trabajado sin ellos, durante años.
Como comenté en otro artículo, la claridad organizacional, consiste en que los miembros de la organización se reconozcan en sus procesos y sean concientes del valor que agregan a ellos. La hipótesis, es que cuando alguien sabe y valora el para qué, se involucra y compromete más allá de la tarea; con el resultado, que en definitiva, es lo que hace a la organización, sus RESULTADOS. En este sentido, el perfil de cargo constituye el referente, el espejo que refleja el rol de cada “superheroe” en la organización, a la luz del objetivo y la estrategia.
Pero comencemos por el principio. Yo diría que existen dos formas de hacer los perfiles de cargo: Cuando se inicia con una empresa, emprendimiento o negocio, lo que debe ocurrir en un ínfimo porcentaje de los casos, pues en la mayor parte de ellos, la necesidad de contar con perfiles de cargo se produce cuando empiezan los problemas entre las personas, en los indicadores de producción, en la evaluación de desempeño o cuando aparece un “enemigo” que requiere la concurrencia de todos para enfrentarlo.
Diagnóstico, “¿para qué?”
Lo primero que debemos asegurarnos, antes de comenzar con cualquier entrevista, o análisis de organigramas y documentos, es: ¿para qué requiere la organización, el levantamiento (o actualización) de sus perfiles o descripciones de cargo?. La recomendación en este sentido es identificar a tu “cliente” (El Nick Fury del cuento) y preguntarle acerca de, cómo fue que llegó a plantearse la necesidad de levantar o actualizar los perfiles de cargo y desde su punto de vista, cuál es la necesidad que deben satisfacer los instrumentos que generemos, cual es el “dólor” que debe resolver. En mi experiencia, las respuestas a estas preguntas pueden ser de tres tipos: 1) Se trata sólo de algo “higiénico”, sólo que existan; 2) Debemos resolver problemas de desempeño que tienen que ver con que los colaboradores confunden su quehacer (a tener en cuenta que los Perfiles de Cargo no resolverán esto por si solos) o 3) Necesitamos identificar oportunidades de mejoramiento y condiciones de eficiencia en nuestros procesos (en esta última el alcance del proyecto es mucho mayor, ya que requiere revisar información de procesos (productivos o de gestión) y estructuras organizacionales). Esto nos permitirá tener claro el norte y definir el objetivo del proyecto (al respecto: 7 recomendaciones para proponer un objetivo y hacerlo realidad).
¿Qué debe incluir un perfil de cargo?
Sin preámbulos ni miramientos. El Perfil de Cargo debe tener TODO lo que se requiera para cumplir el objetivo, “aliviar el dolor”. En este sentido, tener en cuenta que existen un montón de recetas y formatos para esto. Desde mi punto de vista, todos son válidos siempre y cuando se ajusten a la realidad y la cultura de la organización a la que corresponde, cuidado con los academicismos.
No obstante, en términos generales un perfil de cargo debería contar con alguna información básica y bastante “transversalizable” a cualquier organización:
- Nombre del cargo:: Necesario para su identificación, refiere a la denominación formal del mismo. No obstante se recomienda el uso de códigos internos a fin de vincularlo con sistemas de calidad, control de gestión, sistemas de selección o de gestión / evaluación del desempeño. El uso de códigos permitirá la suficiente flexibilidad para cambiar su denominación sin alterar el la identificación del mismo en otros sistemas ya que, cambiar el nombre a un cargo es algo bastante frecuente y generalmente se da en el uso cotidiano y no en lo formal.
- Ubicación del cargo en la estructura organizacional:: Se trata de la información correspondiente a la unidad organizacional en la que se desempeñan las funciones del cargo. Puede incluir otra información afín como: nivel del cargo en la estructura organizacional o en el mapa de cargos, centro de costos, etcétera.
- Cargo superior al que reporta:: El nombre (+código) del cargo que supervisa su desempeño.
- Cargos que supervisa:: Nombres (+código) de los cargos que supervisa.
- Propósito del cargo:: Da cuenta del ámbito de responsabilidad del mismo. En términos generales, especifica el “para que” de éste, entregando información acerca del contexto en el que tienen sentido las funciones o tareas que desempeña. En este sentido, el propósito del cargo debe referir claramente de que cosas, la persona que lo detenta, es responsable dentro de la organización.
- Funciones del cargo:: Establece el tipo de funciones y acciones concretas que quien lo detente, debe realizar para dar cumplimiento al propósito. Es importante verificar que las funciones contenidas en este apartado, efectivamente sean SUFICIENTES y NECESARIAS para conseguir el propósito del cargo. La consistencia entre Funciones y Propósito es desde mi punto de vista, lo más relevante (Si existe un sistema de gestión por competencias, la consistencia será más fácil de garantizar, ya que el perfil considerará a estas como su punto de partida)
- Competencias del cargo:: En caso de existir un modelo de gestión por competencias operativo en la organización, es de vital importancia que se encuentren explicitadas en el perfil de cargo. De hecho, estas debiesen ser el punto de partida para su diseño, no obstante, dado que no todas las organizaciones cuentan con un catálogo actualizado de competencias, he optado por esta descripción menos purista del perfil de cargo.
- Líneas de comunicación internas y externas:: Establece los cargos o entidades con las que quien se desempeñe en esta posición, debe relacionarse habitualmente, tanto dentro como fuera de la organización.
Insumos, fuentes de información e informantes clave
Del mismo modo que en lo relativo a la información que debe incluirse en un perfil de cargo, los insumos y fuentes de información son múltiples y diversos; y en relación a esto, vale la pena diferenciar si el proyecto para su levantamiento, se realiza como consultor interno o externo, vale decir, si la información para su confección / actualización se puede conseguir directamente o si el acceso a ella se ve mediatizado por terceros. En ambos casos, será recomendable identificar (si es posible) una fuente única de información, de modo de maximizar la probabilidad de que esta sea homogénea, actualizada y consistente. Digo “maximizar” porque, sobretodo en los casos en los que nos corresponde desarrollar esta tarea como consultores externos, el acceso a información pertinente constituye un obstáculo a tener en consideración.
También en ambos casos (pero con mayor criticidad en el caso de que nos desempeñemos como consultores externos), vale la pena dedicar un tiempo a generar formatos que nos sirvan como documentos de seguimiento y formalización del proceso: actas de reuniones, de recepción de información, de entrega de propuestas, de validación de propuestas y un gran etcétera, que te permita garantizar y explicar finalizado el proceso, cómo fue que llegaste a obtener la versión final (entendiendo que tal cosa es un mero eufemismo, ya que un perfil de cargo, es siempre un instrumento dinámico, al servicio del funcionamiento organizacional y no al revés).
Por último, conviene definir plazos y etapas del proyecto, a fin de acotar de algún modo, una vorágine de de información, repleta de antecedentes, interpretaciones e intereses particulares que habitualmente la gente deposita en la figura del perfil de cargo. Como se señaló anteriormente, en esta se depositan fantasías sobre mejores funcionamientos, resultados, retribuciones, reconocimientos y entendimientos, que habrá que “reencuadrar” permanentemente durante el curso del proceso de construcción / actualización.
Suerte con esos perfiles y ya sabes; cualquier consulta o aporte puedes dejarlo en los comentarios. Hasta la próxima
(*) En el presente artículo, se entenderá perfil de cargo como sinónimo de descripción de cargo, aunque en muchas organizaciones constituyen dispositivos aparte pero complementarios.
Descargar Formato de perfil de cargo
(Formato Word.docx)
Gracias Luis por tu artículo. Claro, preciso y conciso. Saludos
Encantado!! Muchas gracias por tu comentario
Te pasaste hermano, como un tema ta árido de la Psicología Organizacional como son los perfiles, lo traes a la web de la mano de lo mas entretenido del mundo, que son los super héroes de Marvel, genial.
jajajaja muchas gracias Alvaro! avísame cuando andes por Santiago para una cerveza!
Muy bueno, sobre todo por vincularlo con algo que es conocido para aumentar su compresión, encontrándolo más interzante.
Muchas gracias por tu comentario Pablo. Efectivamente la idea es poder presentar los temas sobre Desarrollo Organizacional, desde una perspectiva cercana, desde la experiencia, dicho en “facil”
Saludo Cordiales
Luis
Hola Luis, buscando información al respecto he encontrado tu página y he visto muy interesante este tema. Debo realizar un taller sobre perfiles de cargo y me gustaría si tienes un formato como ejemplo de perfiles de cargo me encantaría que me ayudaras con esto. Bueno y si puedes darme más consejos con respecto a esto te lo agradezco. Saludos. Suleima.
Estimada Suleima, recién vi tu comentario, efectivamente tengo un formato que es el que uso habitualmente, no obstante hay que tener presente que este debe adecuarse a las necesidades y características de la organización.
Escríbeme tu dirección de correo para enviarte una plantilla. Puedes hacerlo en el menú, donde dice “¿Te puedo ayudar en algo?”
Estaré gustoso de colaborarte
Luis
hola luis, favor me podrias enviar una planila.
Desde ya muy agradecida.
saludos
Hola Yesenia, ¿podrías especificarme lo que necesitas?
Hola, estoy desarrollando mi memoria sobre este tema, así que te agradecería mucho si me pudiesen enviar bibliografía, ya que no he encontrado nada.
De antemano muchas gracias.
Hola Conny, gracias por tu comentario. La verdad es que yo tampoco conozco bibliografía al respecto, salvo la que tiene que ver con modelos de competencias laborales, aunque este tema es bastante más amplio. Más en específico respecto a los perfiles de cargo, te recomendaría revisar la pagina de Chilevalora, donde podrás encontrar bastante información respecto al modelo de competencias pero volcada perfiles ocupacionales concretos, lo que podría ser de utilidad para aterrizar un poco el tema de tu memoria.
Un abrazo
Gracias Luis Saez, excelente tu post…muchos estudiamos este y otros temas en profundidad pero con el tiempo vamos olvidando algunas cosas, este post es preciso y conciso ….da gusto encontrar este tipo de apoyo en internet 🙂
Muchas gracias Priscy, que gusto, esa es precisamente la idea
Hola
Sabes tu trabajo me gusto mucho, preciso. me gustaría si me puedes ayudar con un formato de perfiles de cargo ojala que tengas.
Saludos
Javiera: Muchas gracias por tu comentario, te enviaré el formato de perfil de cargo que uso a tu correo electrónico, ojalá te sirva 😉
Luis, te agradezco sinceramente por tus aportes en este blog. Me han ayudado un montón para poder llevar a cabo la práctica profesional, así que mil jumbitos para ti.
Muchos saludos.
Que gusto Victor, gracias por tu comentario y éxito en el proceso que inicias. Recordatorio: “Mantenerse alegre” 😉
muy buen articulo, eficiente, conciso y entretenido, felicitaciones y gracias por la informacion
Muchas gracias por tu comentario Felipe, Saludos!
Hola Luis,
¡Excelente trabajo. Te comento que debemos efectuar un levantamiento de perfiles de cargo en nuestra área de trabajo y sería de mucha ayuda algunos ejemplos, favor enviar algunos formatos.
Rodrigo
Gracias por tu comentario Rodrigo, lamento haberlo visto tan tarde. Si aún es tiempo señálame más específicamente qué formatos necesitas a ver si tengo algo con lo que te pueda colaborar (usa la sección: “¿Te puedo ayudar en algo?”)
Muy buen aporte Luis, claro y preciso. Te quisiera preguntar si tienes algún formato de perfil ya que estoy comenzando a interiorizarme en lo que es levantamiento de perfiles y me gustaría ver un formato tipo. Muchas gracias de antemno.
Muchas gracias por tu comentario Sebastian, te lo envío a tu correo 😉
Excelente documento gran apoyo a sido de gran ayuda ya que estoy empezando en el tema me aclaro bastantes dudas quisiera preguntar si de casualidad tiene un formato con el que me pueda guiar
Muchas gracias
Hola Johan, gracias por tu comentario, te envío un formato a tu correo. Saludos!
Hola , muy interesante la información, estoy a punto de comenzar mi práctica profesional y me gustaría ver la posibilidad de contar con alguna planilla para levantar información en cuanto a perfiles de cargo.
Espero tu respuesta
Muchas gracias
Hola Lorena, felicidades por el desafío que inicias, exito y perseverancia. El ideal es que la información se base en un Levantamiento de Procesos o en el Análisis Funcional (lo primero es ver si esto existe), sin embargo esto depende mucho del tipo de organización pues en gerneral estas metodologías hay que adaptarlas a las características y posibilidades. Saludos y avísame si te puedo ayudar en algo
Estimado, junto con agradecer el artículo, quería solicitar algún formato de perfil, así como alguna plantilla para levantar la información. Estoy iniciando mi práctica profesional y sería de gran ayuda para orientar el proceso.
Saludos.
Estimado Javier: Disculpa la demora, te enviaré lo solicitado a tu correo. Saludos
gracias, muy buen aporte, tengo que hacer un trabajo.
Hola Luis, soy Luz Mery técnica de Gestión del Talento Humano y he visto el documento de perfil de cargo y está buenícimo, me encantaría por favor que me regalaras uno de tus formatos de perfil de cargo.
Dios te pague.
Quedo atenta a tus comentarios.
mil gracias por tu atención y colaboración prestada.
Feliz Noche.
Hola Mery, que bien que te haya gustado!! te envío el formato de perfil a tu correo, espero que te sirva 😉
Grasias por thu explicacion
Esto lo estoy mirando para un y trabajo y pues creo que puedes incrementar mas de e estos temas. (Y)
Con gusto Miguel! éxito en tu trabajo 😉
Hola, he visto tu reseña sobre perfiles y la he encontrado muy interesante, pero mi duda va por otro lado, ¿cuanto se cobra por hacer un perfil de cargo??
Acabo de titularme y con unos amigos conseguí diseñar un perfil y buscar un candidato para ese puesto, pero ¿Cuanto debo cobrar por ese trabajo?
Te agradezco una respuesta.
Saludos.
Hola Constanza, gracias por tus comentarios. La verdad es una pregunta compleja, ya que las variables son muchas. Te cuento como hago para tomar esa decisión: calculo el tiempo que me tomará, considerando reuniones de coordinación, validación de la metodología, entrevistas, construcción y presentación de propuestas y validación de instrumentos. A cada una de estas tareas les asigno un valor/hora (que dependiendo de la organización va desde $0 hasta 3 UF) y lo multiplico por el total de horas proyectadas. Además, me ha ido bien consensuando estos criterios con los clientes, ya que muchas veces dependen de factores organizacionales que ellos/as conocen bien y sirve para objetivar el proyecto. Espero te sea de utilidad.
Excelente…¡ Muchas Gracias… Me ha sido de mucha utilidad para mi ramo
Excelente!!! me alegro mucho =)
Luis, muy bueno el artículo.
Estoy como externa en una empresa familiar, sabrás que en éste tipo de empresas, si bien cada uno tiene su fuerte, todos hacen de todo. Además, se suma la complejidad de que siempre todo se consulta al directorio (la familia), desde todos los niveles. Con ésto, hacer un organigrama y definir los perfiles es realmente un desafío. Tenes algún consejo?
Gracias igual, fue de mucha ayuda el artículo. Saludos.
Hola Tana:
Creo que en una empresa familiar se vuelve de mayor relevancia el poder “separar aguas” en lo que se refiere al trabajo. Precisamente porque tienden a entremezclarse las cosas. No obstante los perfiles de cargo (y el organigrama) no tiene por qué atentar con contra de la polifuncionalidad y de la visión de conjunto en un equipo de trabajo. Por esta razón, es importante levantar esta información con un agente externo como tu! (que pueda mirar desde fuera los procesos de trabajo y su articulación), Bien! Pero es necesario apalancarlo con instancias de trabajo en equipo a nivel directivo y dependiendo de la envergadura de la organización, programas de liderazgo, para que la instalación de los perfiles, no se transforme en regularización del trabajo y “desrresponsabilización” respecto a los resultados.
Saludos
Luis
Buena Tarde Luis,
Excelente artículo.
Recién he comenzado a trabajar para una financiera y tengo que elaborar todo ese tipo de documentos, ya que la empresa no cuenta con nada de ello.
Si fueras tan amable y tuvieras información de manuales de procedimientos y temas relacionados, te lo agradecería mucho.
Saludos Cordiales.
George
Que bueno que te haya gustado George. No tengo el material que me solicitas, en lo personal, considero que el formato y la forma de levantar la información que incluyes en este, debe estar en linea con las necesidades de la organización…, en específico, considero que el hecho de que no existan estos documentos, no es antecedente suficiente para su elaboración y la forma de elaborarlos debe alinearse con el objetivo de tenerlos…
Saludos cordiales
exelente, resumido en una palabra y gracias por interesarte en el conocimiento de los demas, me gustaria que me compartieras un formato de perfil, gracias!!
Hola!!! gracias por tus comentarios, el formato de perfil de cargo puedes descargarlo tu mismo en: http://www.desarrollo-organizacional.cl/como-hace-un-perfil-de-cargo/