El perfil de cargo*, ¿cómo se hace?, ¿para qué sirve?

El perfil de cargo, debe ser uno de los productos típicos del trabajo en Desarrollo Organizacional, es sorprendente el número de organizaciones que lo requieren (el proyecto Avengers debió partir por ahí, por eso los monitos en este post).

En mi opinión, el buen “rating” de estos dispositivos, se debe a que constituyen una forma de “aclararse”, es como detenerse para tener el tiempo de mirarse organizacionalmente, y dejar en claro y por escrito, quién aporta con qué, a la consecución de los objetivos y cuáles son los “superpoderes” (competencias, conocimientos, habilidades, capacidades, posibilidades, talentos, aptitudes, actitudes, etcéeeeetera) que se requieren para ello. Se trata de una claridad que resulta “aliviadora” para organizaciones que habitualmente, han trabajado sin ellos, durante años.

Como comenté en otro artículo, la claridad organizacional, consiste en que los miembros de la organización se reconozcan en sus procesos y sean concientes del valor que agregan a ellos. La hipótesis, es que cuando alguien sabe y valora el para qué, se involucra y compromete más allá de la tarea; con el resultado, que en definitiva, es lo que hace a la organización, sus RESULTADOS. En este sentido, el perfil de cargo constituye el referente, el espejo que refleja el rol de cada “superheroe” en la organización, a la luz del objetivo y la estrategia.

Pero comencemos por el principio. Yo diría que existen dos formas de hacer los perfiles de cargo: Cuando se inicia con una empresa, emprendimiento o negocio, lo que debe ocurrir en un ínfimo porcentaje de los casos, pues en la mayor parte de ellos, la necesidad de contar con perfiles de cargo se produce cuando empiezan los problemas entre las personas, en los indicadores de producción, en la evaluación de desempeño o cuando aparece un “enemigo” que requiere la concurrencia de todos para enfrentarlo.

Diagnóstico, “¿para qué?”

Lo primero que debemos asegurarnos, antes de comenzar con cualquier entrevista, o análisis de organigramas y documentos, es: ¿para qué requiere la organización, el levantamiento (o actualización) de sus perfiles o descripciones de cargo?. La recomendación en este sentido es identificar a tu “cliente” (El Nick Fury del cuento) y preguntarle acerca de, cómo fue que llegó a plantearse la necesidad de levantar o actualizar los perfiles de cargo y desde su punto de vista, cuál es la necesidad que deben satisfacer los instrumentos que generemos, cual es el “dólor” que debe resolver. En mi experiencia, las respuestas a estas preguntas pueden ser de tres tipos: 1) Se trata sólo de algo “higiénico”, sólo que existan; 2) Debemos resolver problemas de desempeño que tienen que ver con que los colaboradores confunden su quehacer (a tener en cuenta que los Perfiles de Cargo no resolverán esto por si solos)  o 3) Necesitamos identificar oportunidades de mejoramiento y condiciones de eficiencia en nuestros procesos (en esta última el alcance del proyecto es mucho mayor, ya que requiere revisar información de procesos (productivos o de gestión) y estructuras organizacionales). Esto nos permitirá tener claro el norte y definir el objetivo del proyecto (al respecto: 7 recomendaciones para proponer un objetivo y hacerlo realidad).

¿Qué debe incluir un perfil de cargo?

Sin preámbulos ni miramientos. El Perfil de Cargo debe tener TODO lo que se requiera para cumplir el objetivo, “aliviar el dolor”. En este sentido, tener en cuenta que existen un montón de recetas y formatos para esto. Desde mi punto de vista, todos son válidos siempre y cuando se ajusten a la realidad y la cultura de la organización a la que corresponde, cuidado con los academicismos.

No obstante, en términos generales un perfil de cargo debería contar con alguna información básica y bastante “transversalizable” a cualquier organización:

  • Nombre del cargo:: Necesario para su identificación, refiere a la denominación formal del mismo. No obstante se recomienda el uso de códigos internos a fin de vincularlo con sistemas de calidad, control de gestión, sistemas de selección o de gestión / evaluación del desempeño. El uso de códigos permitirá la suficiente flexibilidad para cambiar su denominación sin alterar el la identificación del mismo en otros sistemas ya que, cambiar el nombre a un cargo es algo bastante frecuente y generalmente se da en el uso cotidiano y no en lo formal.
  • Ubicación del cargo en la estructura organizacional:: Se trata de la información correspondiente a la unidad organizacional en la que se desempeñan las funciones del cargo. Puede incluir otra información afín como: nivel del cargo en la estructura organizacional o en el mapa de cargos, centro de costos, etcétera.
  • Cargo superior al que reporta:: El nombre (+código) del cargo que supervisa su desempeño.
  • Cargos que supervisa:: Nombres (+código) de los cargos que supervisa.
  • Propósito del cargo:: Da cuenta del ámbito de responsabilidad del mismo. En términos generales, especifica el “para que” de éste, entregando información acerca del contexto en el que tienen sentido las funciones o tareas que desempeña. En este sentido, el propósito del cargo debe referir claramente de que cosas, la persona que lo detenta, es responsable dentro de la organización.
  • Funciones del cargo:: Establece el tipo de funciones y acciones concretas que quien lo detente, debe realizar para dar cumplimiento al propósito. Es importante verificar que las funciones contenidas en este apartado, efectivamente sean SUFICIENTES y NECESARIAS para conseguir el propósito del cargo. La consistencia entre Funciones y Propósito es desde mi punto de vista, lo más relevante (Si existe un sistema de gestión por competencias, la consistencia será más fácil de garantizar, ya que el perfil considerará a estas como su punto de partida)
  • Competencias del cargo:: En caso de existir un modelo de gestión por competencias operativo en la organización, es de vital importancia que se encuentren explicitadas en el perfil de cargo. De hecho, estas debiesen ser el punto de partida para su diseño, no obstante, dado que no todas las organizaciones cuentan con un catálogo actualizado de competencias, he optado por esta descripción menos purista del perfil de cargo.
  • Líneas de comunicación internas y externas:: Establece los cargos o entidades con las que quien se desempeñe en esta posición, debe relacionarse habitualmente, tanto dentro como fuera de la organización.
Insumos, fuentes de información e informantes clave

Del mismo modo que en lo relativo a la información que debe incluirse en un perfil de cargo, los insumos y fuentes de información son múltiples y diversos; y en relación a esto, vale la pena diferenciar si el proyecto para su levantamiento, se realiza como consultor interno o externo, vale decir, si la información para su confección / actualización se puede conseguir directamente  o si el acceso a ella se ve mediatizado por terceros. En ambos casos, será recomendable identificar (si es posible) una fuente única de información, de modo de maximizar la probabilidad de que esta sea homogénea, actualizada y consistente. Digo “maximizar” porque, sobretodo en los casos en los que nos corresponde desarrollar esta tarea como consultores externos, el acceso a información pertinente constituye un obstáculo a tener en consideración.

También en ambos casos (pero con mayor criticidad en el caso de que nos desempeñemos como consultores externos), vale la pena dedicar un tiempo a generar formatos que nos sirvan como documentos de seguimiento y formalización del proceso:  actas de reuniones,  de recepción de información, de entrega de propuestas, de validación de propuestas y un gran etcétera, que te permita garantizar y explicar finalizado el proceso, cómo fue que llegaste a obtener la versión final (entendiendo que tal cosa es un mero eufemismo, ya que un perfil de cargo, es siempre un instrumento dinámico, al servicio del funcionamiento organizacional y no al revés).

Por último, conviene definir plazos y etapas del proyecto, a fin de acotar de algún modo, una vorágine de de información, repleta de antecedentes, interpretaciones e intereses particulares que habitualmente la gente deposita en la figura del perfil de cargo. Como se señaló anteriormente, en esta se depositan fantasías sobre mejores funcionamientos, resultados, retribuciones, reconocimientos y  entendimientos, que habrá que “reencuadrar” permanentemente durante el curso del proceso de construcción / actualización.

Suerte con esos perfiles y ya sabes; cualquier consulta o aporte puedes dejarlo en los comentarios. Hasta la próxima

Luis Sáez A.

 

(*) En el presente artículo, se entenderá perfil de cargo como sinónimo de descripción de cargo, aunque en muchas organizaciones constituyen dispositivos aparte pero complementarios.

 

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Publicado en: Gestión de personas
12 comentarios sobre “El perfil de cargo*, ¿cómo se hace?, ¿para qué sirve?
  1. Julia dice:

    Gracias Luis por tu artículo. Claro, preciso y conciso. Saludos

  2. Pablo dice:

    Muy bueno, sobre todo por vincularlo con algo que es conocido para aumentar su compresión, encontrándolo más interzante.

    • lsaez dice:

      Muchas gracias por tu comentario Pablo. Efectivamente la idea es poder presentar los temas sobre Desarrollo Organizacional, desde una perspectiva cercana, desde la experiencia, dicho en “facil”

      Saludo Cordiales
      Luis

  3. suleima dice:

    Hola Luis, buscando información al respecto he encontrado tu página y he visto muy interesante este tema. Debo realizar un taller sobre perfiles de cargo y me gustaría si tienes un formato como ejemplo de perfiles de cargo me encantaría que me ayudaras con esto. Bueno y si puedes darme más consejos con respecto a esto te lo agradezco. Saludos. Suleima.

    • lsaez dice:

      Estimada Suleima, recién vi tu comentario, efectivamente tengo un formato que es el que uso habitualmente, no obstante hay que tener presente que este debe adecuarse a las necesidades y características de la organización.

      Escríbeme tu dirección de correo para enviarte una plantilla. Puedes hacerlo en el menú, donde dice “¿Te puedo ayudar en algo?”

      Estaré gustoso de colaborarte

      Luis

  4. Conny dice:

    Hola, estoy desarrollando mi memoria sobre este tema, así que te agradecería mucho si me pudiesen enviar bibliografía, ya que no he encontrado nada.

    De antemano muchas gracias.

    • lsaez dice:

      Hola Conny, gracias por tu comentario. La verdad es que yo tampoco conozco bibliografía al respecto, salvo la que tiene que ver con modelos de competencias laborales, aunque este tema es bastante más amplio. Más en específico respecto a los perfiles de cargo, te recomendaría revisar la pagina de Chilevalora, donde podrás encontrar bastante información respecto al modelo de competencias pero volcada perfiles ocupacionales concretos, lo que podría ser de utilidad para aterrizar un poco el tema de tu memoria.

      Un abrazo

  5. PRISCY dice:

    Gracias Luis Saez, excelente tu post…muchos estudiamos este y otros temas en profundidad pero con el tiempo vamos olvidando algunas cosas, este post es preciso y conciso ….da gusto encontrar este tipo de apoyo en internet :)

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